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全球经济低迷， 加上我国政府实施消费税 （GST） 、 取消多项补贴等， 促使生活成本升高， 逼得企业不得不削减开销， 四处更掀起了一阵 “裁员风”。
不过， 微软最有价值专家 （Microsoft MVP） 兼企业社会顾问蔡惠彬认为， 这种方式带来的作用不大， 因为企业在这时候反而更需要员工推高销量， 加强业绩表现。
他认为企业在面对挑战时期一定要改变， 而科技则是促进企业发展的最大增强剂。
其中， 在国际商界早已掀起一股热潮的云端 （Cloud）， 收费不高和有助提升效率， 是其中一个能帮助企业解决问题的可负担方式。
在经济衰退时， 企业为了生存， 第一个想法必定是削减成本， 冻结所有开销， 却对企业的帮助不大。
从资产负债表来看， 员工薪金的成本最高， 紧接而来则是租金和基建费用， 这合计占了企业总成本的70%， 所以， 假设企业要在其他方面冻结成本， 其实作用不大。
裁员打击士气
不过，不少企业为了降低成本，除了冻结开销，也会裁员，但这治标不治本。
短期内，可以看到成本下跌，推高盈利；但长期而言，裁员的做法将打击士气，间接也会影响公司盈利，反而使到企业面对的情况越来越糟糕。
在充满挑战的营运环境，中小企业一般上都会收紧预算，而对科技的开销相比大型企业更有限。
因此，不少中小企业因为面对购买电脑系统的成本高昂，而决定采用次级或更差的系统，但蔡惠彬认为这会使到企业无法提升能力，以及提供更佳的服务给客户，衍生成为企业的另一项挑战。
长期来看，这将影响企业的竞争能力。
改变迎向挑战
他表示，企业在面对充满挑战的时期，就必须作出改变，否则将面对无法走出困境的风险。
“在这个改变的过程中，资讯科技（IT）扮演着非常重要的角色，其中，云端的收费属于可负担价位，这让企业更容易转变；同时，这也能让企业进行蜕变，业务更上一层楼，让公司持续发展下去。”
什么是云端？
蔡惠彬表示，云端就是订购IT服务，而非购买和设立自己的系统。
他以电力为例，假设一个村庄没有供电，而决定自己发电，就会购买发电机和柴油，同时，必须聘请专业人士每个月定时检查，总费用相当高。
不过，云端则像是国家能源（Tenaga），以较低的成本供电给村庄，而这包含了所有服务。
企业看到云端好处
为了追求更高的效率，大马的企业对采用云端的意识越来越高。
蔡惠彬表示，根据个人的经验来看，企业对采用云端的看法已有了很大转变，从不认识和不相信云端，到现在已领略云端的重要性。
“两年前，当客户要投资在科技上，总会要求我们提供两个方案让他们作比较，分别是云端及传统方案，即便最终仍会选择云端系统。不过，今日，已越来越少客户要求我们提供两个方案，反而会直接选择云端服务，因为已看到云端的好处了。”
蔡惠彬补充，目前有95%的销售额都是来自云端服务，客户包括Niro Granite和MPH。
企业需大容量电邮系统
云端的服务可是包罗万象，但中小企业一般上都会要求最基本的服务，而在我国拥有最大需求的就是电邮系统。
简单系统不符需求
企业在使用电邮的模式相比八九年前已有很大出入，现在已变成一个用作进行工作，以及与客户、同事和上司沟通的工具，这也进一步显示出电邮在企业界的重要性。
此外，企业会使用电邮进行报价单、接收提货单、说明竞标程序等。
不过，以往安装的电邮系统，属于简单的系统，已无法满足企业目前的需求。
“现在的企业要求可以在任何移动设备连接电邮系统，而且电邮容量必须非常大，因为会通过传送文件和附件。”
蔡惠彬举例，MPH需要通过邮件传送书籍的封面给经销商，都是彩色图形文件，所以，需要大容量的电邮系统。
收费不高
目前，使用Microsoft的电邮系统，每个月每位员工4美元，大约20令吉。
他认为这个收费并不高，而且可以使用企业级的电邮系统，以及电邮容量达50GB，显著大过以往最高的2GB。
此外，使用该电邮系统也会提供给企业99.9%的正常运行时间（uptime），也就是担保一年8小时是正常使用的。
假设不达标，客户可在一个月内回退资金。
相比之下，企业购买企业级的电邮系统，价格非常昂贵，而且必须购买多一个作为后援，而总成本可从10万令吉，高至数十万令吉等，中小企业根本无法应付这笔开支。
企业不能退而求次
企业使用电邮的其中一个问题是，容量不够大，可能会被迫删除邮件，但这对需要通过邮件洽谈合约细节的行业就带来很大的麻烦。
蔡惠彬举例，油气领域有很多长期工程，或许会通过邮件洽谈修改合约内容，假设把信息删除，而且原本负责该合约的员工离职了，就会导致公司无法核对回以往的谈话内容，会带来很多麻烦。
对云端服务没有任何概念的企业，往往会因为无法承担昂贵的企业级电邮系统而转向采用价格比较低的系统，但他认为企业不能退而求其次，使用差劲的电邮系统，因为这让他们无法提高生产力及提供更有素质的服务给客户。
他说，在可负担的成本中，云端服务让企业能将业务能力提升至更高的阶段。
内部网络更有效率
除了电邮之外，另一个令企业最头痛的就是文件管理。
假设企业无法良好的管理文件，将会影响公司每一个人、工程的每一个阶段。
蔡惠彬表示，企业多面对的问题是，找不到文件或不确定哪个文件才是正确版本，这将拖慢办公的速度。
“一般上，企业会要求我们把文件放在公司内部网络，让每一位员工都能看到和获得有关文件；同时，也会要求我们正确的检索文件，以便他们轻易找到所要的文件。”
通过使用内部网络，让企业所有员工在办公事时更节省时间。
他指，以往内部网络的收费相当贵，而且都是大企业使用，例如天地通（Celcom）和明讯（Maxis）。
不过，中小企业也开始对采用内部网络有兴趣，因为现在已转为互相合作的工作模式，例如通过面子书（Facebook）和Whatsapp的群聊，一起讨论工作课题，而且比起以往能更快速的作决定。
节省时间能赚更多钱
不少老一代的企业老板认为，投资在IT就是一种成本，而非视之为业务强化剂。
蔡惠彬认为，假设能通过IT节省更多时间，也意味着企业能赚更多钱，及达到设下的目标。
因此，他从两个测量方式简单告诉企业采用云端的成本和效果。
测量方式1
一家中小型企业有400人，其中200人是工厂员工，剩余的则是知识型员工，而后者平均薪金每月大约4000令吉。
采用云端的电邮系统每个月每名员工20令吉，这相等于薪金的0.5%。
由此可见，从价格来看，云端的收费并不高。
测量方式2
一天工作8小时，相等于480分钟，而工作时间的1%，则相等于5分钟。
假设能替企业在一整个工作日节省1%或5分钟的工作时间，企业就已达到收支平衡了。
采用云端前留意三大事项
蔡惠彬强调，在使用云端服务前，中小企业必须留意三个要点。
第一，企业的网络基建及科技设备必须准备就绪。
他表示，企业必须确保有足够的互联网连线，假设办公室或厂房设在比较偏僻的地区，而网络频率很低，就会建议企业暂缓采用云端服务，直至当地的网络基建准备好。
此外，采用云端前，也必须确保使用的电脑、移动设备等，都是比较先进，足以支持安装相关应用程式。
第二，企业老板一定要有非常明确的目标，便能通过云端帮助公司达到设定的目标。
他说，在与企业老板会面时，总会问对方：“你要科技如何协助公司？”
举例，如何使用科技协助公司降低交通成本？
第三，企业必须清楚了解云端供应商的以往记录。
目前，有很多新崛起的云端供应商，而保安系统的素质却无人知晓。
他认为品牌还是很重要的，至少知道国际品牌，如微软和谷歌拥有强大的保安系统，而且过去拥有良好的纪录。
蔡惠彬背景
蔡惠彬，今年48岁，是一名Microsoft MVP，这是微软特别表彰积极帮助他人的接触社群领导者。
目前，全球有超過4000位MVP，他们主动在技术社群内分享对于技术的热忱、实用的专业知识与技术专长。
此外，他也是一名企业社会顾问，协助公司使用虚拟社区加强员工之间的合作性。
他在IT行业已有26年，除了是科技专才之外，也因为在投入职业生涯后，曾担任业务经理，所以，在结合管理和科技使用方面有很大的基础和经验。
